De uitdaging
De IT-dienstverlener (35 medewerkers, ~200 zakelijke klanten) installeert en onderhoudt serverhardware in datacenters: Equinix AM3/AM4 Schiphol, Interxion Science Park, Agriport in Middenmeer en DigiPlex in Maarssen. Per week worden 15-25 apparaat-transporten gedaan: nieuwe racks, RMA-vervangingen, backup-tapes, netwerkcomponenten.
De pijnpunten met de vorige vervoerder:
- Schade aan 4 servers in 18 maanden — reclamaties die maanden duurden om uit te vechten
- Chauffeurs die niet wisten waar ze in het datacenter moesten zijn (man-trap, receptie, rack-nummer) — extra wachttijd van 30-45 min per levering
- Geen echte verzekering voor hardware > €10.000
- Tijdsloten in datacenters werden regelmatig gemist — klant moest opnieuw inplannen, hetgeen resources van IT-engineer vereiste
Hoe HVT het opzette
Wij koppelen vaste chauffeurs (Robbert en Jeroen) die training kregen in datacenter-procedures: man-trap protocol, identificatie aan de receptie, welke gang naar welk rack. Specifiek voor deze klant:
- Sprinter met antishock-vloermat & riemen voor 19-inch rack-transport (geen beweging onderweg)
- Vervoerdersaansprakelijkheid standaard, hogere limiet mogelijk op aanvraag
- Tijdsloten in datacenters door HVT ingepland (wij bellen zelf het datacenter) — klant hoeft geen tijd kwijt
- WhatsApp-melding bij aankomst depot, onderweg, en “in datacenter” — IT-engineer weet exact wanneer hij daar moet zijn
- Handtekening-foto van de datacenter-medewerker als levering-bewijs (traceable in track-pagina)
Resultaten na 12 maanden
De klant draaide de eerste 3 maanden parallel met de oude leverancier om de flow te testen. Binnen 6 weken stond HVT op alle kritieke ritten. Na 12 maanden is het contract uitgebreid van 15 ritten/week naar ~25 ritten/week, plus adhoc urgentie-ritten (bv. storingen die buiten kantoortijd vervangende hardware vereisen).
Voor wie deze aanpak werkt
- IT-dienstverleners met wekelijks transport naar datacenters
- MSP's en managed services met klanten in Equinix, Interxion, Agriport, DigiPlex
- Hardware-vendors en resellers die on-site installatie doen
- Bedrijven met waardevolle IT-apparatuur (> €5k per zending) en schadegeschiedenis
Wilt u uw IT-leveringen ook betrouwbaar maken?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Wij kijken mee met uw proces voor we een voorstel doen.
Plan kennismakingsgesprek →Bedrijfsnaam op verzoek vertrouwelijk. Referentiegesprek mogelijk na tekening NDA.