De uitdaging
Deze event-producent organiseert gemiddeld 2-3 events per week, varierend van 50-persoons boardroom-presentaties tot 3000+ bezoekers festivals. Equipment omvat lichtsets, PA-systemen, LED-schermen, decor, cateringmateriaal. Logistiek kwam tot 2024 van een combinatie van eigen chauffeurs + losse koeriers per event.
Pijnpunten:
- Losse koeriers per event: geen continuiteit, elke keer uitleggen wat fragiel is
- Opbouw-deadlines vaak 06:00-10:00 — moeilijk te regelen zonder vaste partner
- Retourroutes na events (vaak na middernacht) was altijd gedoe
- Schade aan LED-schermen (gemiddeld 2-3 per jaar) door onvoorzichtige bezorging
- Geen transparantie over status — eigen producer stond elke event te bellen om te weten waar de vrachtwagen was
Wat HVT heeft ingericht
- Dedicated event-coordinator (Ayoub) die per event de transportplanning samen met producent maakt
- Sprinter + bakwagen-combinatie naar keuze per event (variabele capaciteit)
- Opbouw-ritten vanaf 04:00 (nachttoeslag inbegrepen in contract)
- Retourritten na 22:00 of 03:00 (altijd flexibel)
- Antischok laadvloer met tie-down-punten voor LED-schermen en flightcases
- Live tracking + WhatsApp-updates voor producer + venue-manager tegelijk
- Verzekerd vervoer — hogere limieten op aanvraag bij duurder equipment
“Vroeger had onze producer per event een hele dag stress over de logistiek. Nu maakt hij een Google Sheet met pickup/drop-off locaties, Ayoub regelt de rest. Geen schade meer, geen vertraging, geen telefoontjes op rare tijden.”
— Founder event-producent
Resultaten na 18 maanden
0
Opbouw-vertragingen
0
Schadegevallen LED
180+
Events verzorgd
Het event-bedrijf heeft uitgerekend dat de transport-complexiteit-reductie voor de producer-rol alleen al 6 uur per week bespaart — equivalent aan een part-time assistent. De schade-reductie (gemiddeld €8.000 per LED-scherm eerder) betekent €16-24k per jaar uitgespaard aan reparatie/vervanging.
Voor wie deze aanpak werkt
- Event-producenten met > 20 events per jaar en veel equipment
- AV-bedrijven die apparatuur verhuren aan derden en transport willen outsourcen
- Festival-organisatoren met opbouw-deadlines pre-07:00
- Bedrijven met theatrale producties die tussen steden moeten touren
Ook events of shoots met strakke deadlines?
Vanaf 3 events/maand is een maandcontract rendabeler dan losse boekingen. Plan een gesprek.
Plan kennismakingsgesprek →