Dagelijks 10-15 medische samples onder koeling (2-8°C) van Randstad-ziekenhuizen naar een extern klinisch lab. Chain of custody gevalideerd, temperatuurrapport per rit. Reactietijd onder 30 minuten, ook ’s nachts en in weekend.
Situatie
Een klinisch laboratorium in de Randstad ontvangt dagelijks circa 10-15 monsters uit 4 samenwerkende ziekenhuizen. De monsters moeten binnen de klinische tijdslimiet bij het lab zijn, onder strikte koelketen (+2 tot +8°C) en met een gedocumenteerde chain of custody voor auditability. Bestaande routering liep via meerdere partijen, met onduidelijke overdrachtsmomenten en incidenteel temperatuur-incidenten.
Uitdaging
1. Binnen klinische tijdslimiet leveren — vaak onder de 3 uur. 2. Verifiëeerbare koelketen met data-logger per rit. 3. 24/7 beschikbaarheid voor acute spoed-aanvragen. 4. Eenduidige chain-of-custody met handtekening bij elk knooppunt. 5. Facturatie die een zorginstelling kan verwerken (kostenplaats-codes, maandfactuur).
Aanpak
- Vaste routes opgezet tussen de 4 ziekenhuizen en het centrale lab, met geplande tijdvensters.
- Gevalideerde 20L-koelboxen met interne data-logger per rit; rapport automatisch naar lab en ziekenhuis-administratie.
- Chain-of-custody formulier: fotoregistratie van verzegeling bij ophaal, handtekening bij aflever; digitaal archief per rit.
- Vaste chauffeurs aangewezen voor de route (+1 backup) zodat personen bekend zijn bij alle partijen.
- 24/7 telefonische spoed-lijn voor acute aanvragen (niet-geplande monsters).
- Maandfactuur met kostenplaats-codes per ziekenhuis.
Resultaat
- Reactietijd spoed-aanvragen gemiddeld 22 minuten (doel was <30 min).
- Koelketen-breuken: 0 op 12 maanden meetperiode.
- Geplande ritten 100% binnen afgesproken tijdvenster in afgelopen 6 maanden.
- Maandelijkse auditable documentatie voorhanden voor zorg-accreditatie.
- Geen extra HR-overhead voor ziekenhuizen (transport volledig uitbesteed).
“Wat ons overtuigde was niet alleen de snelheid — de documentatie per rit en de vaste chauffeurs maken dat we kunnen vertrouwen op de keten. Auditen werd simpel.”Branche-pagina met vergelijkbare situaties
Dezelfde logistieke situatie komt voor bij andere klanten in deze branche.
Veelgestelde vragen
Meer lezen of direct boeken
Laatst bijgewerkt: 21 april 2026