Notariskantoor: dagelijkse akte-koeriers op passeerdata

De situatie

Dit notariskantoor met 12 medewerkers past wekelijks 40-60 akten en gelieerde documenten af bij rechtbanken, banken en andere notariaten in meerdere regio's. Voorheen werkten zij met drie verschillende koeriersdiensten, afhankelijk van bestemming en beschikbaarheid.

De problemen stapelden zich op:

• Onvoorspelbare chauffeurs — nooit dezelfde persoon, geen check-in met het secretariaat
• Vertragingen op passeerdata: bij één rechtbanktermijn werd een akte te laat bezorgd, met juridisch risico als gevolg
• Geen geheimhoudingsverklaring per chauffeur, terwijl stukken vaak niet-openbare informatie bevatten
• Losse rit-facturen die het secretariaat moest verwerken — per maand 80+ facturen van drie leveranciers

Wat HVT inrichtte

Na een eerste kennismakingsgesprek hebben wij een vaste chauffeur (Mehmet, 14 jaar ervaring) gekoppeld aan het kantoor. Afspraken:

• Twee vaste ophaalrondes per dag (10:30 en 15:00), plus on-demand voor spoed
• SLA: 45 minuten van oproep tot aankomst bij het kantoor voor spoedritten
• Getekende NDA per chauffeur, plus zichtvervangende lederen map voor transport
• Hand-tot-hand levering met handtekening-app — ontvangst geregistreerd met tijdstempel, geen risico op zoekraken
• Één maandfactuur, per kostenplaats gespecificeerd, aansluitend bij het boekhoudsysteem van het kantoor

De resultaten na 6 maanden

De kostenbesparing kwam uit contractkorting (18% op volumeprijs), één leverancier in plaats van drie, en minder administratie op het secretariaat. De tijdswinst (8 uur/maand) kwam doordat medewerkers geen dispatching meer hoeven te doen: HVT plant zelf, meldt bij elke levering.

Voor wie deze aanpak werkt

Deze opzet werkt voor notariskantoren en advocatenkantoren met:

• Minimaal 10 ritten per week naar vaste bestemmingen
• Vertrouwelijke stukken die NDA-afspraken vereisen
• Tijdkritische documenten (passeerdata, rechtbanktermijnen, bancaire deadlines)