Wat zit er standaard in een POD?
Elke aflever die wij uitvoeren eindigt met een POD dat u per e-mail binnen 5-15 min ontvangt. Standaard bevat: timestamp aflever, GPS-coordinaten van aflever-locatie, naam en handtekening van ontvanger, foto(s) van afgeleverde zending, chauffeur-naam en rit-nummer.
Voor zakelijke klanten voegen wij kostenplaats-code of uw eigen order-referentie toe als u die bij boeking meegaf. Dit maakt de POD direct boekhoudkundig verwerkbaar.
POD voor vertrouwelijke documenten
Voor verzegelde documenten komen er extra elementen bij: ID-type (paspoort/rijbewijs/ID-kaart) en ID-nummer van de geadresseerde, bevestiging dat de envelop-zegel intact was bij aflever. Dit is de chain-of-custody-documentatie die u kunt gebruiken in juridische of compliance-context.
Op verzoek leveren wij een PDF-rapport met alle timestamps, GPS-punten, foto's en handtekeningen in één geordend document. Voor klinische studies met CRA-audit of voor notariële trajecten aan te raden.
POD voor gekoelde zendingen
Voor gekoelde zendingen (2-8°C of -20°C) is de data-logger-grafiek onderdeel van het POD. De grafiek toont temperatuur per minuut gedurende de rit; eventuele afwijkingen zijn gemarkeerd. Voor GDP-audits en klinische-studie-compliance essentieel bewijs.
Onze koelboxen zijn jaarlijks gevalideerd; loggers gekalibreerd. Elk uniek serienummer is traceerbaar in onze kwaliteitsadministratie.
Gebruik in uw eigen processen
Facturatie en boekhouding: POD bevestigt dat rit heeft plaatsgevonden — uw facturatie-afdeling kan onze maandfactuur vergelijken en matchen. Kostenplaats-codes maken interne doorbelasting mogelijk.
Klantenservice: als uw klant vraagt "waar is mijn zending?", kunt u het POD forwarden. Foto en handtekening zijn vaak voldoende om discussie af te sluiten.
Geschil: bij klacht "niet afgeleverd" of "beschadigd" is POD de primaire bewijsvoering. Handtekening = ontvangst-bevestiging. Foto = toestand bij aflever (voor schade-claim vergelijkt u met foto bij ophaal).
Compliance: voor GDP-gereguleerde sectoren (farma, medisch) is POD onderdeel van uw kwaliteits-dossier. Bewaar samen met transport-rapport.
Bewaartermijn en retrieval
Wij bewaren POD 5 jaar (fiscaal-juridisch minimum). Op verzoek leveren wij historische POD binnen 1-2 werkdagen. Voor contract-klanten bieden wij een maandelijks samenvattend overzicht van alle PODs, plus API-toegang voor directe processing in uw TMS/ERP.
Voor zeer langdurige compliance-eisen (bijv. 20 jaar voor GMP-distributie) bespreken wij specifieke archiverings-afspraken.
Wanneer is POD niet voldoende?
Voor zendingen waar u een contract-specifiek bewijs nodig heeft (bijv. escrow-procedure, notariële overdracht, FDA-trial-compliance) komt POD níét in de plaats van uw eigen procedures — het is aanvullend bewijs. Voor deze scenario's adviseren wij vooraf te bespreken welke aanvullende documentatie nodig is.
Veelgestelde vragen
Kan ik POD als API-feed krijgen?
Ja, voor contract-klanten. Wij leveren POD-data (JSON/XML) via webhook of e-mail-integratie. Voor direct in uw TMS/ERP.
Wat als geadresseerde weigert te tekenen?
Chauffeur noteert in POD "geweigerd + reden". Rit komt terug naar afzender. U betaalt de rit maar ontvangt bewijs van de pogingen.
Kunnen jullie POD branded maken (ons logo)?
Voor grote contract-klanten met eigen klant-communicatie ja, tegen instellingskosten.
Meer lezen of direct boeken
Laatst bijgewerkt: 21 april 2026