Stap 1 — inkomst verwerking
Boeking komt binnen via calculator, API of telefoon. Dispatch-systeem valideert: compleet adres? Realistisch tijd-venster? Voertuig-keuze passend bij volume/gewicht?
Bij incompleet: dispatcher belt direct terug voor aanvulling. Bij complete boeking: direct door naar matching-stap.
Stap 2 — chauffeur-matching
Systeem zoekt beschikbare chauffeur die: (a) juiste voertuig heeft, (b) zich in geografisch redelijke afstand bevindt, (c) aan SLA-klant gekoppeld is waar dat relevant is.
Voor contract-klanten met vaste chauffeur krijgt die persoon voorrang. Bij ziekte of verlof: back-up-chauffeur uit uw vaste pool.
Stap 3 — route-planning
GPS-routeplanning op basis van live-verkeer. Voor ritten met meerdere stops: efficiente volgorde-optimalisatie. Dispatcher bekijkt route voor aanname: cut-off haalbaar? Verkeer-impact?
Bij twijfel over haalbaarheid: terugbellen klant om alternatief te bespreken (later vertrek, ander voertuig).
Stap 4 — pickup-confirmation
Chauffeur ontvangt boeking op tablet of smartphone met: ophaal- en afleveradres, contactpersonen, zending-details, bijzondere instructies (NDA, gekoeld, fragile, etc.).
Chauffeur belt 15 min voor aankomst met ophaal-contact. Bij aankomst: zending-inspectie, foto, handtekening afzender, verzegeld indien van toepassing.
Stap 5 — rit-monitoring
GPS-tracking voor u en ontvanger via tracking-link. Dispatch monitort real-time: afwijking van route, temperatuur-alarm bij gekoeld, onverwachte vertraging.
Bij afwijking: dispatcher belt klant proactief met update en alternatief. Bij temperatuur-alarm: directe communicatie met verzender over vervolg-actie.
Stap 6 — aflever-confirmation
Chauffeur bij aflever-locatie: handtekening ontvanger, foto, ID-controle indien vertrouwelijk, bij gekoeld afleveren chauffeur logger uit.
POD automatisch gegenereerd en per e-mail naar klant binnen 5-15 min. Voor API-klanten: POD-feed in hun systeem. Eventuele afwijkingen + acties gelogd voor audit.
Wat u niet ziet maar we wel doen
Jaarlijkse kalibratie koudeketen-apparatuur door extern lab.
Incident-log met post-mortem per significante afwijking; maatregelen teruggevoerd in procedures.
Maandelijks intern SLA-review per klant; kwartaal-review extern voor contract-klanten.
Chauffeur-feedback-loop: wat werkt niet bij klant-adres, waar moeten we instructies aanpassen?
Veelgestelde vragen
Is dispatch geautomatiseerd of mens-gedreven?
Hybride. Systeem doet matching en routing; mens-dispatcher valideert en communiceert bij afwijking.
24/7 dispatch?
Ja. Voor 's nachts-oproepen: gereduceerd team maar altijd bemanning.
Hoe snel reageert dispatch op mijn oproep?
Typisch 2-5 min, ook 's nachts. Bij extreme piek (meerdere klanten tegelijk) kan dit langer zijn; wij communiceren transparant.
Wat gebeurt bij systeem-uitval?
Backup-procedure met telefonisch dispatch en papier-boekingen; historisch zeer zeldzaam. Geen klant-impact bij korte onderbreking.
Meer lezen of direct boeken
Laatst bijgewerkt: 21 april 2026